Administrar un condominio o una asociación de propietarios de viviendas requiere mucho tiempo, energía y dinero. Debe gestionar las expectativas de los propietarios de las viviendas sobre cómo debería ser la comunidad, supervisar el mantenimiento regular de las áreas comunes y administrar los pagos y cobros.
La buena noticia es que no tiene que hacerlo todo por su cuenta. El software de administración de condominios está diseñado para automatizar la mayoría de las tareas importantes involucradas en la administración de una asociación. Este software le ahorrará tiempo y dinero mientras mejora su rendimiento.
Siga leyendo para descubrir cómo minimizar los costos de funcionamiento de las asociaciones de propietarios y de los condominios sin sacrificar la calidad o el rendimiento.
Gestionar a los propietarios morosos
Es importante definir consecuencias claras para los propietarios morosos. Una forma de hacer esto sería limitar el acceso a las instalaciones de la asociación hasta que el propietario moroso realice el pago.
La función de reserva de servicios de BLMResidencial es una excelente manera de regular el acceso a los servicios. El software también le permite ver los pagos y ver el progreso de las cobranzas directamente desde la interfaz de la nube a la que puede acceder desde su teléfono inteligente, tableta o PC.
Consulte con un abogado antes de hacer cumplir las reglas relacionadas con la morosidad para asegurarse de que estén en consonancia con las leyes locales.
Ser verde
Ser ecológico puede reducir significativamente sus costos de funcionamiento y es fácil implementar actualizaciones ecológicas hoy en día. Empiece por buscar las áreas que consumen más energía y papel para poder eliminarlas de sus gastos mensuales o al menos reducirlos.
Trate de no usar papel enviando los documentos y las notificaciones a los residentes electrónicamente en lugar de imprimirlos. Cuando nuestros clientes combinan el consentimiento electrónico y la función de anuncio, se llega a tener una disminución de entre el 40-60% en el costo de impresión y la cantidad de papel utilizado.
El dejar de usar papel, reducirá la mano de obra, aumentará la productividad y mejorará nuestro medio ambiente.
También se puede ser ecológico reduciendo la cantidad de energía que consume su comunidad. No es necesario instalar paneles solares ni turbinas eólicas porque no es para todos. Sin embargo, existen cambios simples que puede aplicar para ayudarlo a ver resultados rápidos.
Por ejemplo, puede instalar sistemas de riego que ahorren agua o un sistema de aire acondicionado que ahorre energía. Reemplazar sus bombillas de alumbrado público con versiones LED puede reducir su factura de electricidad hasta en un 50% y las bombillas LED tienen una vida útil más larga que las unidades normales. Por lo tanto, ahorrará energía y reducirá los costos de reemplazo con un simple cambio.
Asegurarse de que sus posibles huecos estén bien sellados reducirá el costo de calefacción en el invierno. Revise sus puertas y ventanas para ver si hay huecos que puedan causar pérdida de aire. Si sus puertas o ventanas deben ser reemplazadas, esta vez opte por modelos resistentes a la intemperie.
Utilice temporizadores para controlar la hora a la que se encienden y apagan las luces. De esa manera, no perderá dinero manteniendo las luces encendidas cuando no estén en uso.
Si puede, contrate a un ingeniero profesional para que lo ayude a sopesar los costos y beneficios de cada solución en lo que respecta a su comunidad. Si bien estas actualizaciones tienen un alto costo de capital, ofrecen un tremendo retorno de la inversión.
Reducir los gastos fiscales
El impuesto a la propiedad es uno de los mayores gastos para los administradores de propiedades y la perspectiva de reducirlo puede parecer abrumador o prácticamente imposible. Si bien no somos expertos en impuestos, existen ciertas estrategias comunes que podemos recomendar para ayudar a reducir sus gastos tributarios.
Por ejemplo, observe los costos de mantenimiento que son deducibles de impuestos, incluidos:
- Control de plagas
- Paisajismo
- Suministros de limpieza
- Filtros del aire acondicionado y bombillas.
Las primas de seguros también son deducibles de impuestos, al igual que los gastos operativos como los servicios profesionales (es decir, contables y abogados).
Revise cuáles son los gastos que son deducibles en su localidad, ya que en cada país y en cada estado las reglas fiscales pueden ser diferentes.
Es importante hacer las deducciones durante el mismo año en que pagó el gasto. No olvide guardar todos sus recibos y archivarlos a través de un sistema eficiente y bien organizado. BLMresidencial le permite llevar el control de todos los recibos de gastos que haya tenido su condominio para facilitarle la gestión de las deducciones de impuestos.
Reduzca sus tasas de viviendas vacías
La mejor manera de reducir las tasas de viviendas vacías es mantener contentos a sus inquilinos o propietarios de las mismas. La clave para hacerlo radica en su capacidad para responder rápidamente a las solicitudes de mantenimiento. También es importante mantener la propiedad en buen estado durante todo el año. No hacerlo puede costarle muy caro en por tener las viviendas vacías si poder cobrar las cuotas de mantenimiento.
Asegúrese de que las áreas comunes estén en buenas condiciones de funcionamiento y cuide el paisaje. La pintura exterior también puede afectar la imagen de su propiedad, por lo que es importante mantenerla fresca.
Encuentre formas creativas de comunicarse
Busque métodos de comunicación rentables que atraigan a su comunidad. Por lo general, las personas no tienen el tiempo ni la paciencia para leer cartas, correos electrónicos y boletines de noticias extensos, y muchos residentes ignoran los folletos y los tableros de anuncios.
Es mejor expresar su punto rápidamente utilizando mensajes breves y concisos que se envían a través de un canal accesible.
BLMResidencial ofrece numerosas opciones de comunicación modernas que funcionan tanto para las juntas directivas, administradores de condominios y residentes. La plataforma le permite mantenerse conectado con su comunidad a través de notificaciones automáticas, correo electrónico y solicitudes y tickets. de esta forma,, incluso si algunos de sus residentes no están en línea, pueden ver todos los mensajes en la pantalla de visualización de la comunidad.
Enviar mensajes de Whatsapp es otra excelente manera de transmitir su mensaje, y hemos visto que los residentes realmente leen los mensajes de texto que reciben de la asociación o condominio.
Todo esto está disponible en la interfaz en la nube del software, a la que puede acceder a través de su teléfono móvil o computadora.
También hay una función de sugerencias que los propietarios pueden usar para compartir ideas, hacer preguntas y plantear puntos sobre temas importantes que afectan a la comunidad.
Estas funciones ayudan a transferir información clave de la administración a los propietarios de una manera simple y conveniente. No sea precavido para cambiar las cosas. Utilice una combinación de canales de comunicación para asegurarse de que todos reciban el mensaje.
Reducir la factura de la basura con un contenedor de composta
Incorpore un contenedor de composta para reducir su factura anual de basura y de abono para los jardines. Debe educar a su comunidad sobre los beneficios del compostaje porque algunas personas pueden tener miedo de separar su basura orgánica del resto de su basura.
Necesitará la aprobación de la comunidad antes de implementar un contenedor de composta, por lo que le conviene asegurarse de que los propietarios de las unidades estén bien informados.
Coloque letreros educativos en el tablón de anuncios y envíe un correo electrónico que informe a los propietarios de las viviendas sobre los tipos de desechos que pueden colocar en el contenedor de composta.
La mejor parte de usar un contenedor de abono es que reduce además el costo de abonar los jardines y los permite tener perfectamente abonados.
Aplicar medidas de seguridad innovadoras
Los administradores de propiedades ya no necesitan conformarse con cámaras de seguridad de baja calidad con imágenes granulosas y un guardia solitario en la puerta de seguridad. Ahora tiene acceso a sistemas de acceso de alta tecnología y cámaras HD que le brindan imágenes claras de todas sus áreas comunes. Esto le ayuda a controlar las canchas de tenis, la piscina, los parques infantiles, el gimnasio y otras áreas las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
La mayoría de las cámaras de vigilancia modernas están disponibles a precios asequibles y puede monitorearlas de forma remota incluso desde un celular. También vienen con características interesantes como un altavoz y visión infrarroja que le permite distinguir detalles claros en condiciones de poca luz. Esto no solo reducirá su riesgo de actividad delictiva, sino que también descubrirá que es más fácil identificar quién es responsable de dañar la propiedad común.
Las características de seguridad de BLMResidencial incluyen tecnología que va a permitir controlar de forma automatizada la bitácora de accesos al condominio, de forma que se va a conocer en todo momento, quién se encuentra dentro, quién debería haber salido ya
Planificar las cuotas mensuales
Si su presupuesto para el próximo año incluye un aumento en las cuotas, haría bien en incluirlas al ajustar los pagos del año siguiente. Utilice el sistema automatizado de cálculo de las cuotas de BLMResidencial para simplemente indicando la cantidad total de ingresos de cuotas de mantenimiento, el sistema calcule de forma automática utilizando el cálculo de participación de la vivienda, el nuevo costo del recibo.
BLMResidencial permite el pago por tarjeta bancaria de los recibos por parte de los propietarios. Esta función simplifica el proceso de pago para los propietarios de las viviendas y permite generar informes de transacciones sin esfuerzo para monitorear las tendencias mensuales y anuales.
También vale la pena señalar aquí que debería tener su presupuesto anual listo para el 1 de diciembre para poder informar a los propietarios de las viviendas sobre los aumentos en los cuotas.
Sin embargo, no importa cuánto planifiques, es posible que algunas personas no reciban tus mensajes o los ignoren por completo. Por eso es útil tener un plan de contingencia que lo pueda mantener a flote durante enero. El objetivo es asegurar que la asociación tenga suficientes fondos en sus arcas para pagar las facturas al comienzo de cada año, mientras usted recauda los pagos de los propietarios morosos.
Revisar los contratos
La mayoría de las juntas directivas y administradores de propiedades de las asociaciones de propietarios tienen múltiples acuerdos con diferentes proveedores. Esto incluye al proveedor de mantenimiento, la empresa de seguridad, el paisajista, etc. ¡Pero, a veces, estos contratos están desactualizados y han estado vigentes durante 5 a 10 años!
Si esto le suena a usted, considere hacer una revisión de todos sus contratos de proveedores y realice un seguimiento de sus compras. Podría estar desperdiciando dinero en algo tan simple como la recolección de basura o la jardinería. Renegociar sus acuerdos con los proveedores puede ayudarlo a reducir costos adicionales y recortar los costos de mantenimiento en un gran importe.
Nómina de los empleados
Es posible reducir e incluso eliminar los costos de nómina mediante el uso de software de administración de condominios como BLMResidencial. BLMResidencial le permite administrar todos los aspectos de su comunidad de condominios sobre la marcha y desde cualquiera de sus dispositivos. Funciona de acuerdo con la tecnología en la nube, donde se almacenan todos sus datos y permite una operación sin papel.
Algunas de las muchas funcioanlidades que ofrece BLMResidencial incluyen:
- Gestionar las tareas administrativas
- Proporcionar pagos en línea
- Reserva de zonas comunes en línea
- Solicitudes de servicio en línea
- Múltiples canales de comunicación digital.
- Soluciones para el mantenimiento de documentos
Además de estas excelentes funciones, BLMResidencial ofrece soporte continuo y un sitio web informativo con un blog que se actualiza periódicamente. Con tantas funciones que se ofrecen, ¿por qué necesitaría contratar a un asistente o administrador?
Reduzca costos y elimine la necesidad de nómina cambiando al software de administración de propiedades.
Consejos extra
- Presupuesta los gastos de mantenimiento antes de que ocurran. Por ejemplo, si se trata de un edificio antiguo, debería esperar que los costes de mantenimiento aumenten un con la inflación cada año por vivienda. Asegúrese de que su cuenta de fondos operativos esté bien financiada mediante el presupuesto correspondiente y cobre las cuotas a tiempo.
- Analice las primas de su seguro y, si está pagando demasiado, negocie una tarifa más baja. Si eso no funciona, considere obtener cotizaciones de otras aseguradoras.
- También puede reducir costos al limitar la frecuencia con la que realiza ciertas tareas de mantenimiento como jardinería y paisajismo. Definitivamente puede salirse con la suya haciendo menos paisajismo sin sacrificar la belleza estética de la propiedad. Siempre que el área esté libre de malezas, no es necesario que se realicen trabajos de jardinería con frecuencia.
- Evalúe todos los servicios por los que está pagando para asegurarse de que no está pagando por una línea de cable o contratos de línea telefónica que no está utilizando. Una auditoría de servicio puede ser una verdadera revelación y le ayudará a deshacerse de las instalaciones no utilizadas.
Conclusión
Desde dejar de usar papel hasta volverse ecológico, hay multitud de formas de reducir los costos al administrar una asociación de propietarios. Todo lo que se necesita es un poco de pensamiento creativo y mucha automatización.
Afortunadamente, tiene acceso a BLMresidencial, un software de administración de condominios que ofrece una transición fluida al mundo digital.
Puede mover todas sus operaciones a su interfaz en la nube hoy y comenzar a aprovechar los beneficios de la digitalización. Puede utilizar este software para realizar operaciones sin papel, gestionar el mantenimiento, la seguridad, las reservas de zonas comunes la elaboración de presupuestos, las cobranzas y mucho más.
Los propietarios de las viviendas pueden reservar zonas comunes, realizar pagos y solicitudes de mantenimiento en línea. Por no hablar de la amplia variedad de canales de comunicación que ofrece el software, que benefician tanto a los propietarios como a la junta.
BLMResidencial cumple con todos estos puntos y estamos dispuestos a demostrarte que somos la solución adecuada para tu residencial. !Ponnos a prueba y no te arrepentirás!
