Comunicación efectiva

Cómo comunicarse en condominios con más de 1,000 propietarios

Un condominio solo va a alcanzar todo su potencial si todos sus componentes están en la misma sintonía. Esto incluye a los propietarios de las viviendas, a los miembros de la junta de propietarios y al personal que trabaja en el condominio. Todos deben estar informados y comprometidos para que de forma conjunta se puedan tomar decisiones y adoptar medidas que al final beneficiarán a toda la comunidad en su conjunto. Disponer de una comunicación efectiva es importante para cualquier condominio, pero es absolutamente fundamental para los condominios grandes con más de 1000 viviendas.

Los propietarios de grandes condominios esperan de su administración profesionalismo, transparencia y eficiencia; una comunidad de ese tamaño necesita operar más como una gran empresa o como un pequeño pueblo que como un condominio normal. Los gestores de la comunidad necesitan, por lo tanto, un sistema de comunicación que sea rápido, confiable y efectivo. Si vive en una gran comunidad en la que todavía hay dificultades con la comunicación, no está solo, está con la mayoría de ellas. La buena noticia es que es posible solucionar ese problema. Hay pasos que puede seguir cualquier gran condominio para mejorar las comunicaciones (y no son muy complicados ni caros).

Estás tan lejos de los propietarios del condominio que administras como tu dispositivo móvil más cercano

Cuando una persona de la empresa de administración o un miembro de la junta de propietarios necesita enviar un mensaje o un aviso a miles de destinatarios, en la mayoría de los casos se envían cartas o comunicados físicos y este tipo de comunicación no es suficiente. Primero porque lleva demasiado tiempo generarlos, ensobrarlos y entregarlos todos (y los costos de impresión y de distribución pueden llegar a ser un gasto importante en un condominio). Además, hay personas no se molestarán en leer el comunicado, especialmente si no está dirigida personalmente a ellos. Finalmente, no todos sus propietarios estarán en casa en el momento en que se entregue el mensaje (pueden no vivir en el condominio, estar de viaje, etc.). Como resultado, podrían perderse algo importante como por ejemplo una asamblea extraordinaria en la que se va a decidir algo importante.

Eso no quiere decir que los comunicados físicos no sean útiles; algunos propietarios todavía confían exclusivamente en los mensajes en papel. Pero esta estrategia de comunicación no puede ser la única forma de llegar a los propietarios.

Los mensajes a los que se puede acceder a través de un dispositivo móvil se están convirtiendo en los que utilizan la mayoría de las personas y organizaciones. Eso es porque la mayoría de nosotros llevamos encima nuestros teléfonos la mayor parte del día. La mensajería masiva es una opción muy popular actualmente. Pero para hacer esto para una comunidad de miles de viviendas, el remitente probablemente necesite algún tipo de sistema de software de administración de condominios que disponga de un sistema de comunicación integrado. Esto se debe a que tomaría demasiado tiempo ingresar o seleccionar manualmente los datos de contacto de cada miembro.

BLMResidencial, por ejemplo, permite a los remitentes crear mensajes y entregarlos a individuos, grupos específicos o toda la comunidad. Los mensajes se pueden programar para una fecha u hora posterior y se pueden enviar por correo electrónico.

El correo electrónico es una gran opción porque es cómodo; es la forma en la que la mayoría de la gente recibe su correo. Las personas pueden revisar sus bandejas de entrada desde sus teléfonos en cualquier momento y desde cualquier lugar en el que tengan comunicación. El correo electrónico suele sentirse más personal y es más probable que se abra que el correo físico, porque además antes de abrirlo puede ver el asunto del mismo y con eso saber sin abrirlo si es importante o no. En un email también se pueden incluir enlaces, fotos, informes y cualquier otro archivo para poder ampliar la información, sin que ello incremente el costo de los envíos.

Finalmente, los sitios web, las redes sociales y los sistemas de gestión de condominios pueden actuar como herramientas de comunicación útiles para los condominios grandes. Disponer de una plataforma disponible con la que se esté familiarizado, hace que sea sencillo comprobar por parte de los propietarios consultar los próximos eventos, avisos de mantenimiento y cualquier otro asunto que pueda ser relevante para el condominio. Piense en estas plataformas como tablones de anuncios digitales.

Aconsejamos que las juntas de propietarios utilicen las plataformas de redes sociales con prudencia. Se desaconseja que participen en debates o se publiquen opiniones personales en las mismas. Nunca debe compartirse en una red social información privada o confidencial, como los códigos de las puertas, incluso si es en un grupo cerrado de Facebook. Es muy difícil asegurarse de que todos los miembros del grupo sigan siendo propietarios del condominio, por lo que todas las personas que suban contenido a las redes sociales deben tener en cuenta lo que comparten en las mismas.

Haz que los propietarios acudan a ti

Con un buen sistema de comunicación, el número de propietarios a los que debe llegar un mensaje es mucho más sencillo. Esto es especialmente válido si son los propietarios los que buscan información de forma activa o están interesados ​​en los mensajes que se envían. A veces hay una desconexión entre la información que comparte la administración y lo que buscan los propietarios. Ellos, por ejemplo, pueden querer ver más detalles sobre los datos económicos del condominio. Cuando sea posible, pregunte a los propietarios en las asambleas o mediante una encuesta, qué información quieren disponer y tener accesible.

También es más probable que los propietarios participen más en el condominio si la información que se comparte se presenta de manera clara, concisa y atractiva. La apariencia de los mensajes es importante. Un título de correo electrónico relevante y específico obtendrá más aperturas que un email con un título genérico. Las fotos y los gráficos siempre son útiles cuando se quiere involucrar a los residentes.

Establecer un proceso que permita la comunicación bidireccional

La mejor manera de hacer que los propietarios atiendan a las comunicaciones de la junta de propietarios y de la administración es mostrarles que la junta de propietarios y la administración se preocupan por ellos. Eso no significa que se deba tener una reunión individual con cada residente, pero sí implica brindarles a los residentes una forma de expresar sus inquietudes y pensamientos.

Gran parte de las estrategias de comunicación de los condominios se centran en la comunicación unidireccional, y es comprensible por qué ese es el caso. En la mayoría de los casos, los propietarios recibirán información de los gestores de la comunidad. Pero ciertamente hay momentos en los que se necesita la opinión de los propietarios.

Con miles de personas en un condominio, es mejor no invitarlas a tener una conversación informal con los miembros de la junta o el administrador de la propiedad. En su lugar, es mejor disponer de un sistema específico para que los miembros se comuniquen. Esto podría implicar un “comité de comunicación” en el que el presidente del comité hable con los propietarios y luego presente informes a miembros específicos de la junta o a la junta en su conjunto. Tener una persona de contacto designada puede mejorar la eficiencia y evitar que ocurran conflictos. O también se puede disponer de una plataforma electrónica como tiene BLMResidencial, para que los propietarios puedan realizar solicitudes que puedan ser votadas por el resto de los propietarios o que puedan levantar tickets para la resolución de problemas y/o averías.

En un condominio grande se puede volver complicado darles a todos la oportunidad de hablar durante la parte del foro abierto de una asamblea, pero los propietarios deberían tener la oportunidad de opinar sobre los problemas que para ellos afectan la vida del condominio. No necesitan “ganar” cada vez con sus ideas o propuestas, y sus ideas y opiniones no siempre cambiarán un plan o proyecto. Pero cada miembro tiene un interés particular en la comunidad, por lo que deberían poder expresar sus opiniones sobre cómo se gasta el dinero y qué tiene prioridad.

Cómo saber si tu estrategia de comunicación está funcionando

A veces, la estrategia que pensó que funcionaría termina siendo menos impactante de lo que esperaba. Y eso está bien. A veces, los grandes condominios necesitarán probar varias formas diferentes de comunicación para descubrir qué funciona mejor para su condominio.

Si se observan tasas de participación más altas en los eventos comunitarios, más personas que asisten a las asambleas, una mayor cantidad de reservas de amenidades, etc., es muy probable que su estrategia de comunicación esté funcionando. Si el administrador ve que las personas le dicen que no están viendo la información que necesitan, entonces se sabrá que todavía hay margen de mejora. También puede medir el éxito analizando ciertas métricas:

Tasas de apertura de correo electrónico: esta métrica le permite ver qué correos electrónicos les interesan más a los propietarios. Si los boletines de su comunidad tienen altas tasas de apertura, intente replicar el contenido utilizado en el boletín e incorporarlo en futuros correos electrónicos.

Tasas de cancelación de suscripción de correo electrónico: si observa que muchos residentes cancelan su suscripción después de enviar un correo electrónico, eso podría ser un indicador de que el mensaje o el contenido no son correctos.

Encuesta de satisfacción de residentes: es posible incluir una encuesta básica de satisfacción de residentes en correos electrónicos o boletines. De vez en cuando, considere agregar esta encuesta en los correos electrónicos y pregunte a los propietarios qué les gusta de las comunicaciones de la asociación y qué se puede mejorar.

Encuestas de inmersión profunda: considere enviar a sus residentes una encuesta más larga una o dos veces al año. Pregúnteles sobre sus experiencias, si sienten que la información que necesitan se les proporciona de manera conveniente, cómo se sienten acerca de los cambios recientes realizados en las estrategias de comunicación, etc. Es importante no solo pedir comentarios, sino también responder a las preguntas comunes. sugerencias o preguntas después de que se hayan evaluado las encuestas. Informe a los propietarios qué es y qué no es posible en función de los comentarios presentados en las encuestas.

Conclusión

La comunicación efectiva es vital para las grandes comunidades de propietarios. Incluso los pequeños problemas de comunicación pueden entorpecer las operaciones. Una estrategia de comunicación correcta ayudará a garantizar que todos estén en sintonía. Hay que tener en cuenta que no hay ningún método único de comunicación con en el que todos propietarios estén de acuerdo. Pero ese no es el objetivo de una buena administración. Es importante poder proporcionar múltiples opciones que se adapten a diferentes preferencias para lograr los mejores resultados.

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