Primero debemos determinar los tipos de asamblea que existen (2):
Asamblea General Ordinaria y Extraordinaria, ambas asambleas se rigen por el mismo procedimiento y proceso para llevarlas a cabo.
Las asambleas son actos formales, que deben de cubrir ciertos requisitos, ya que, de lo contrario, pueden ser impugnables y en caso extremo nulas. La mayoría de los administradores hacen caso omiso y no se preparan con cursos de cómo llevar una asamblea y como realizar el llenado del libro de actas, motivo por el cual casi todas las asambleas son impugnables y más allá, cuando tenemos que interponer una queja ante la Procuraduría Social o una demanda ante el Tribunal Superior de Justicia, lo primero que nos van a pedir, es el libro de actas, que cuente con las formalidades requeridas por ley y segundo, si demandas a morosos, que este la asamblea donde se establezcan las cuotas de mantenimiento completas, es decir, el total de la cuota de mantenimiento y si existe un descuento por pronto pago, así como los intereses y/o penas convencionales, establecidas y aprobadas por la asamblea general, con número y porcentaje.
LAS FORMALIDADES Y PUNTOS DE VISTA QUE DEBEMOS DE TOMAR EN CUENTA PARA UNA ASAMBLEA SON LOS SIGUIENTES:
- Debes de hacer tu lista de morosos, pegarla y dar aviso de que no tendrán voto en la asamblea, esto te ayudara a que se pongan al corriente en los pagos, de lo contrario ya avisaste que no tendrán voto, si estas dado de alta ante la Procuraduría Social, esa lista la debes de enviar a dicha procuraduría, con la finalidad de que ellos tengan conocimiento y en caso de existir alguna queja en contra tuya, por haber quitado el derecho a voto, la Prosoc, ya tendrá la documentación necesaria para tu defensa.
- Debemos tomar en cuenta que la realización de una asamblea, es un ACTO FORMAL, motivo por el cual se le debe de dar la solemnidad necesaria para tal efecto.
- Antes de realizar tu asamblea, debes de convocarla y la ley nos establece que debe de ser con 7 (siete), días de anticipación, ojo, no cuenta el día que convocas ni tampoco el día de la celebración de la asamblea, por lo tanto, debes de contar con 9 (nueve) días de anticipación.
- Al iniciar tu asamblea, después del pase de lista de los asistentes, debes de pedir autorización a la misma, de que nadie más, pueda registrarse en la lista de asistencia, esto por 2 motivos importantes:
- Por respeto a los condóminos y representantes de condóminos que llegaron temprano.
- Porque cada vez que alguien llegue y se quiera registrar, debemos detener la asamblea y pedir al secretario, que anote, que, en ese momento con la hora exacta, está llegando un condómino más y se registrará, ya que, de lo contrario, los condóminos que están en la lista será diferente al número de votos que tengas, motivo por el cual, la asamblea podría ser impugnable.
- Por ningún motivo permitas hablar de puntos que estén fuera del orden del día, al iniciar la asamblea, menciona que al final, comité de vigilancia y administración se quedaran durante un término de 1 hora más, (o el tiempo que creas pertinente), para platicar temas que no estén en el orden del día y se puedan proponer para la siguiente asamblea.
- Los votos deben de estar en número y porcentaje del indiviso que corresponde, por ejemplo, si 1 voto conforma el 10%, se debe de poner, que el voto del departamento PH-205 a favor de la propuesta 1, cuenta con el 10% de la votación.
- No permitas que tu asamblea dure más de 1 hora, esto porque, cuando las asambleas son muy largas, los condóminos se aburren, ya no ponen atención o simplemente se van, esto lo vas a lograr poniendo un tiempo determinado en cada punto del orden del día y el presidente de la asamblea debe de ayudarte a que no se hable de temas diferentes del orden del día ni rebase el tiempo de cada participante.
- Al final de la asamblea debe de existir una clausura, por parte del presidente, donde diga que todos los puntos fueron desahogados, debe de contener la hora en que se da por clausurada la asamblea, así como las firmas del presidente, secretario, escrutador, el comité de vigilancia presente y los condóminos que quieran firmar.
- El libro de actas, debe de estar foliado y si estás registrado ante la Prosoc, debe de contener el sello de la misma en cada hoja del libro de actas, en caso que seas Asociación Civil, debe de contener el sello y rubrica del notario, donde de fe de la asamblea.
