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GUIA DE SOFTWARE PARA LA ADMINISTRACIÓN DE ASOCIACIONES DE PROPIETARIOS

¡Hola!

Si está aquí, es muy probable que esté pensando en adquirir un software de administración de residenciales. Sabemos que esta es una decisión difícil, hay muchas cosas que considerar, pero esperamos que la información de este artículo le ayude a tomar una decisión más informada.

Los administradores de inmuebles condominales son como superhéroes multitarea. Las responsabilidades precisas de un administrador varían según las necesidades de cada comunidad, pero pueden incluir cualquier cosa, desde la contratación de una empresa de jardinería hasta la elaboración de un presupuesto anual. Los administradores de que quieren obtener una ventaja competitiva están recurriendo a la tecnología para tener una ayuda para operar de una forma más eficiente y eficaz. El software de administración de residenciales brinda a los administradores las herramientas y los recursos que necesitan para eliminar los procesos antiguos e improductivos. En resumen, les ayuda a hacer más y a reducir su carga de trabajo.

Es más probable que los administradores de inmuebles condominales utilicen la tecnología en sus negocios que otros en industrias similares. Sus tasas de adopción de software de administración de condominios, portales para residentes, herramientas para contabilidad en línea y otras características son altas. Eso se debe a que los administradores a menudo tienen que administrar varios equipos y varias carteras. La tecnología les permite colaborar con los empleados, sin importar desde dónde trabajen.

Antes de identificar las principales funciones y beneficios de esta tecnología, echemos un vistazo rápido a la función de los administradores de inmuebles condominales.

¿Qué es un administrador de inmuebles condominales?

Los administradores de inmuebles condominales supervisan las operaciones, la administración, las finanzas, los espacios comunes y los servicios de una comunidad residencial. Un administrador es contratado por la junta directiva o por la constructora que realizó el condominio.

Un puesto de administración de inmuebles condominales es un puesto remunerado con muchas responsabilidades y obligaciones profesionales. Se espera que los administradores ayuden a hacer cumplir los documentos de gestión, garantizar que la comunidad esté funcionando bien y tomar decisiones que sirvan a los mejores intereses del desarrollo.

Los administradores pueden trabajar en el sitio o trabajar desde su propio despacho en horarario comercial. Sin embargo, también pueden supervisar una cartera de comunidades y no pueden interactuar directamente con los propietarios de forma regular.

Los administradores hacen mucho, pero muchos no llegan a hacer lo siguiente:

  • Abordar las disputas entre vecinos que no afecten a la comunidad en general.
  • Solicitudes de reparación de campo
  • Realizar proyecciones para posibles compradores.
  • Cobrar las cuotas
  • Tomar decisiones independientes con respecto a presupuestos, proveedores o cambios a las normas.

¿Por qué un administrador necesitaría software?

Los administradores son personas muy ocupadas. El software de administración de residencialess ayuda a los administradores a automatizar las tareas administrativas, abordar sistemáticamente los problemas de inquilinos o edificios y mantener una comunicación regular con los residentes y los miembros de la junta. Mediante el uso de software, los administradores pueden reducir el tiempo y los recursos que utilizan en las tareas administrativas y operativas recurrentes (y tediosas) para poder concentrarse en otras cosas, como lograr metas para sus comunidades y hacer crecer sus negocios.

Si se encuentra con los siguientes problemas una y otra vez, es muy posible que tanto el administrador como las comunidades que administra puedan beneficiarse del software de administración de asociaciones comunitarias:

  • Estás usando Excel para documentar las finanzas. Es fácil cometer un error en Excel y solo usted puede acceder a las hojas de cálculo.
  • Los componentes de la junta de propietarios están tomando notas a mano. Y usted está organizando y almacenando montones de documentos en papel en su nombre.
  • Los propietarios emiten cheques para pagar cuotas y recibos, y usted tiene que hacer viajes continuamente a los bancoss para depositar esos cheques.
  • Realiza pedidos de proveedores por teléfono o por correo electrónico. No hay un lugar único para organizar la correspondencia o los recibos.
  • La junta tiene dificultades para alcanzar el quórum
  • Los anuncios / actualizaciones / avisos / boletines se están enviando por correo a los propietarios. La asociación debe pagar los costos de impresión y envío cada vez que se genera un nuevo comunicado
  • Utiliza un tablón de anuncios o deja copias en los elevadores o en las paredes para notificar a los propietarios sobre eventos o reuniones
  • Las quejas de los propietarios sobre violaciones de los estatutos tardan demasiado en solucionarse
  • Los propietarios solicitan continuamente copias de los documentos, actas de las reuniones, estatutos, etc.

Un buen software de gestión de condominios puede ayudar con todas estas cosas. La mayoría de los sistemas de software están diseñados para resolver los problemas que dificultan una comunicación, las gestión de las operaciones y el mantenimiento de registros/padrones de una forma eficiente. Muchas plataformas también proporcionarán soluciones de contabilidad y seguridad por un costo adicional o se integrarán con el sistema de software que ya usa.

Casi cualquier administrador puede beneficiarse del software de gestión, pero tiende a marcar una diferencia más significativa para los administradores que se preocupan por comunidades de condominios medianas y grandes, o gestionan múltiples condominios. Eso es simplemente porque tienen más personas a las que atender y más problemas que resolver.

También es más fácil comunicarse con los propietarios mediante un software. Solo lleva unos minutos crear y enviar un aviso a todo un condominio. Los administradores que ofrecen sus servicios a múltiples propiedades apreciarán el uso de una buena plataforma basada en la nube porque de esa forma pueden comprender mejor cómo se está desempeñando cada comunidad sin tener que estar allí físicamente.

Cada vez más administradores están adoptando la tecnología

Un informe de la industria de administración de propiedades de Estados Unidos de 2020 encontró que de aquellos que usaban tecnología, el 85% de los administradores usaban un software de administración de propiedades, el 78% usaba pagos electrónicos y el 77% usaba portales de residentes / propietarios para que los propietarios pudieran realizar pagos y enviar solicitudes de mantenimiento. Sin embargo en Latinoamérica estamos muy lejos de llegar a esos números, y es dónde los administradores pueden encontrar una ventaja competitiva mediante el uso de este tipo de software.

Curiosamente, las juntas directivas también quieren que sus administradores utilicen esta tecnología. Entre el 70% y el 90% de los encuestados expresaron su deseo de que los gerentes manejen los procesos, incluida la contabilidad y el presupuesto, las comunicaciones de la junta y el seguimiento de violaciones, de manera digital.

El software elimina barreras y facilita procesos más fluidos para todos. Definitivamente es una herramienta que puede ayudar a los administradores a obtener una ventaja competitiva.

Características a buscar

No importa qué tan grande o pequeña sea su empresa, todas las empresas de Administración de Condominios que buscan comprar software quieren invertir en un producto excepcional que ofrezca el mayor valor valor por el precio que pagan por él. El dinero importa, pero el costo del software no debería ser el único factor determinante. Considere la practicidad del software, su valor, si hay soporte al cliente disponible y si el software puede crecer con usted.

Cada solución de sistema de software ofrece algo único, pero los principales contendientes tendrán características que ayudarán a automatizar o mejorar:

  • Las comunicaciones
  • El mantenimiento de registros/padrones
  • Las capacidades de los residentes
  • El mantenimiento
  • Las operaciones esenciales

La mayoría de los administradores y juntas de propietarios también buscarán tener acceso a estas funciones y capacidades:

Comunicaciones / anuncios

Casi todas las comunidades citarán la comunicación como uno de sus mayores problema. Si las personas adecuadas no obtienen la información correcta de manera oportuna, las cosas no se hacen o no se hacen correctamente. El software en línea puede mejorar drásticamente la comunicación entre la junta, los propietarios y los administradores.

El software de administración de residenciales brinda a los administradores la capacidad de agilizar las comunicaciones y llegar a los propietarios de diferentes formas. Los mensajes y las actualizaciones se pueden enviar a todos los propietarios, o personas seleccionadas por correo electrónico o whatsapp. Tener estas opciones le permite llegar a los propietarios que no se sienten cómodos en línea, así como a aquellos que siempre están revisando su correo electrónico. También puede seguir imprimiendo los avisos para las personas que quieran seguir recibiendo los documentos en papel o haya que hacerlo por disposiciones legales.

El uso de comunicaciones digitales no solo es más eficiente, la comunidad verá una disminución notable en los costos de impresión y envío. Al reemplazar los documentos en papel con mensajes digitales, la comunidad ahorra dinero a la vez que permite aumentar tanto la frecuencia como la calidad de las comunicaciones.

Pagos en línea

Esta se está convirtiendo en una herramienta imprescindible para las asociaciones de propietarios. Las cuotas son esenciales para la salud y el bienestar de cualquier asociación, y ese dinero se usa para cosas como el pago de la administración, servicios, seguridad, seguros, costos de mantenimiento y proyectos de mejora.

El dinero es un aspecto clave de la gestión de asociaciones de propietarios. Cuanto mejor pueda administrarlo, más probabilidades habrá de que los clientes lo recomienden a amigos o colegas. Sin embargo, cobrar y procesar pagos puede ser un ritual ineficiente y que consume mucho tiempo, especialmente si se tiene como cliente a comunidades grandes.

Con una función de pagos en línea sencilla, puede hacer que todo este proceso sea más fácil para todos. Los propietarios tienen la capacidad de autorizar pagos automáticos de las cuotas mensuales o regulares, y pueden usar tarjetas de crédito, débito preautorizado, retiro directo, transferencia electrónica de fondos para realizar sus pagos. Como administrador no tiene que perseguir a las personas para que realicen los pagos o llevar el efectivo o los cheques al banco. Los pagos se envían automáticamente a la cuenta bancaria de la asociación de propietarios y las transacciones se registran a través del software para que tanto los propietarios como la administración puedan revisar y confirmar las transacciones.

Portal para residentes / propietarios

Cuando los residentes pueden hacer más por sí mismos, los administradores tienen más tiempo para atender solicitudes o problemas más complejos. Tener un portal de residentes/propietarios disponible permite a los residentes/propietarios ser más independientes y también aumenta la satisfacción de los mismos. Las funciones disponibles a través del portal del residente/propietario pueden incluir tickets, pagos en línea, documentación, reserva de servicios, estados de cuenta y solicitudes a la administración.

Encuentro virtual

Si su comunidad alguna vez ha tenido problemas para alcanzar el quórum, podría ser el momento de probar las reuniones virtuales. Esta función se ha vuelto cada vez más popular desde que llegó la pandemia y definitivamente está aquí para quedarse. Es posible que las asociaciones se hayan mostrado escépticas sobre la organización de reuniones anuales en línea, pero quienes las han probado siempre quedan impresionadas con lo fáciles y productivas que son. En este caso es importante comprobar la normativa legal, ya que no todos los sitios permiten la realización de reuniones virtuales.

Los propietarios pueden emitir sus votos antes o durante la reunión, y es mucho más probable que las asociaciones alcancen el quórum, ya que es más fácil para los propietarios participar. Los administradores y las juntas también aprecian que las reuniones virtuales puedan ser moderadas.

Almacenamiento de registros y documentos

El mantenimiento de registros es otra parte importante de la gestión comunitaria. Pero encontrar un lugar para todo ese papel es un desafío. Algunos Administradores ya han decidido cambiar los registros en papel por digitales. Esa es una gran estrategia porque es mucho más fácil editar, actualizar, compartir y guardar registros cuando son digitales.

El software de gestión de condominios permite mantener esos registros importantes seguros y protegidos. Establecer niveles de permisos que garantiza que solo las partes previstas puedan ver esos documentos. Todo lo que su comunidad necesita se almacena en una ubicación centralizada y, dado que el software basado en la nube le permite acceder a sus documentos desde cualquier dispositivo, puede trabajar desde cualquier ubicación.

Escalabilidad

La escalabilidad es una capacidad que debe esperar de su software. Su empresa crecerá y, cuando eso suceda, necesitará un software que pueda crecer con usted. Asegúrese de que pueda admitir la gestión de varios residenciales y de que se realicen actualizaciones y adiciones al software de forma regular. Si no se ve a sí mismo usándolo dentro de cinco años, probablemente valga la pena buscar otro sistema de software que le sirva a largo plazo.

Soporte humano

El software es una herramienta maravillosa y puede hacer mucho por usted cuando se trata de administrar una propiedad. Pero no importa qué tan bueno sea el software, no le será útil si no sabe cómo usarlo. Es normal tener preguntas sobre cualquier sistema de software y, en ocasiones, algo puede salir mal. Si eso sucede, es bueno saber que habrá una persona real a la que puede llamar para obtener apoyo. BLMResidencial tiene un equipo de soporte disponible para ayudar tanto a la administración como a los residentes. Simplemente llámenos y le ayudaremos a solucionar cualquier problema o duda que esté experimentando.

Capacidad para integrarse con otro software

Cada sistema de software de gestión de asociaciones comunitarias es diferente, lo que significa que cada programa tendrá fortalezas y debilidades únicas. Algunos programas hacen muy bien la contabilidad, mientras que otros se destacan en el mantenimiento de registros y las comunicaciones. Aunque no es esencial, hace la vida más fácil si tiene la opción de integrar sistemas de software. De esta manera, puede disfrutar de las mejores funciones de dos plataformas diferentes sin tener que iniciar sesión en cada programa por separado.

Conclusión

Invertir en un sistema de software de administración de condominios robusto y fácil de usar es beneficioso para prácticamente cualquier administrador de inmuebles condominal. Estas soluciones de software le puede ayudar a alcanzar sus metas más rápidamente mientras ahorra dinero a sus comunidades y conecta a los propietarios de viviendas. El software de administración de condominios ayudará a mejorar las comunicaciones, simplificará o automatizará las tareas repetitivas y agilizará las operaciones diarias. Los diferentes programas tendrán diferentes cualidades, pero sus objetivos centrales son los mismos. Antes de decidirse por un programa, asegúrese de que tenga las características que necesita para ayudarle a enfrentar sus desafíos específicos.

BLMResidencial cumple con todos estos puntos y estamos dispuestos a demostrarte que somos la solución adecuada para tu residencial. !Ponnos a prueba y no te arrepentirás!

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