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COMO CREAR UN CONTRATO PARA LA ADMINISTRACIÓN DE UN CONDOMINIO

¿Su residencial o junta de propietarios está pensando en incorporar una empresa de administración de condominios? Esas son buenas noticias. Las empresas de administración de condominios pueden ser extremadamente valiosas. Ayudan a los propietarios y a los miembros de la junta que normalmente están abrumados por la cantidad de trabajo que se necesita para administrar una comunidad.

Las empresas de administración de condominios se ocupan de las tareas del día a día. Pero también ayudan a mejorar la comunicación y la transparencia dentro de un condominio o residencial. En pocas palabras, las empresas de administración de condominios ayudan a mejorar las cosas tanto para las personas como para el condominio.

Razones para contratar una empresa de administración de propiedades

Una empresa de administración de condominios calificada se asegurará de que los residentes se sientan cómodos expresando sus inquietudes, compartiendo ideas y hablando de problemas. La buena comunicación conduce a una comunidad más conectada y satisfecha.

Puede ser más fácil para los administradores de residenciales hacer cumplir los estatutos y las reglas de la asociación porque no tienen ninguna relación previa con los residentes y es menos probable que den un trato preferencial a ciertas personas.

Además, un administrador experimentado traerá una gran experiencia en litigios a la comunidad. Si alguna vez hay problemas para interpretar las reglas o estatutos, o problemas legales que surjan dentro de la comunidad, la compañía de administración puede trabajar con la junta directiva para interpretar y aclarar los documentos rectores, o tomar las acciones apropiadas para resolver los problemas de manera adecuada.

Las empresas de administración pueden traer proveedores confiables y compartir sus conexiones con usted. Después de trabajar con un proveedor calificado durante años, los administradores pueden tener el poder de negociar tarifas más económicas con el proveedor. Llegar a estos proveedores puede ser un desafío y las asociaciones a menudo no tienen el tiempo o las conexiones necesarias para asegurarlos.

Todas estas son razones legítimas para entablar una relación con una empresa de administración de condominios. Pero antes de dar la bienvenida a una nueva empresa a su comunidad, ambos deberán firmar un contrato de acuerdo de administración de la propiedad.

Un contrato es un acuerdo formal. Es legalmente vinculante y establece claramente las obligaciones y expectativas de cada parte. En este caso, el contrato detallaría lo que se espera de la empresa administradora de la propiedad y cuáles son las responsabilidades del propietario.

Creación de un contrato de administración del condominio

Un contrato de administración de un condominio debe ser lo más específico posible. Los contratos vagos o generales a menudo dan lugar a malentendidos y pueden crear conflictos entre las asociaciones de condóminos y las empresas de administración. Si está creando su propio contrato o firmando uno proporcionado por la compañía de administración , asegúrese de que contenga los siguientes detalles:

Servicios y precios

Un contrato debe indicar claramente qué servicios proporcionará la empresa de administración y cuánto cuestan esos servicios. Asegúrese de comprender la estructura de precios. Si algo no está claro, haga preguntas. ¿Se brindan ciertos servicios a un costo adicional? ¿Hay servicios que no se realizarán bajo ninguna circunstancia? Las diferentes compañías de administración tienen diferentes reglas, sin embargo, la mayoría de las compañías se negarán rotundamente a supervisar las extensas remodelaciones o refinanciar las inversiones. La junta generalmente se ocupará del fondo de reserva, el presupuesto y el seguro de la asociación, además de introducir nuevas políticas y enmendar las reglas y regulaciones actuales.

Asegúrese de que el administrador pueda hacer todo lo que usted considere una necesidad absoluta, como buscar a los inquilinos para cobrar las cuotas de mantenimiento o el alquiler. La mayoría de los condominioss querrán contratar una empresa de administración de propiedades que:

  • Cobre las cuotas
  • Documente las transacciones financieras
  • Mantenga registros precisos y actualizados de reparaciones, órdenes de compra, pagos por incumplimiento, recargos por mora, etc.
  • Se encargue de las tareas de mantenimiento
  • Programe y supervise reparaciones
  • Alquile y arriende las propiedades si fuera el caso
  • Hacer cumplir las normas
  • Supervise las reuniones de la junta directiva
  • Gestione las asambleas de propietarios
  • Prepare la agenda y otros materiales de la reunión o de la asamblea.
  • Se comunique con propietarios y residentes
  • Ayude a resolver disputas de propietarios
  • Recupere las deudas

Algunas asambleas de propietarios o juntas directivas seleccionarán una empresa de administración basándose únicamente en el costo. No aconsejamos hacerlo así. Los administradores que cobran una tarifa inicial más baja pueden costar más a largo plazo porque brindan menos servicios estándar. Busque una empresa que le brinde los servicios que necesita a un precio razonable.

Responsabilidad

Los contratos de administración de condominios deben incluir una cláusula de responsabilidad diseñada para proteger al administrador de reclamos, cargos, deudas, demandas y juicios (incluidos los honorarios razonables de abogados relacionados con la administración de la propiedad descrita) y cualquier responsabilidad por lesiones que ocurrieron en o alrededor de la propiedad que pueda tener por un empleado, un inquilino o un invitado.

El cuidado de una propiedad multi-residencial es una responsabilidad importante. Como tal, el administrador necesita protección. Sin embargo, esta cláusula no tiene la intención de otorgarle permiso al administrador de la propiedad para que sea negligente. Los clientes pueden incluir una cláusula de “cuidado razonable” en el contrato. La cláusula obliga al administrador a tomar decisiones con precaución Por ejemplo, si el administrador contrata a un contratista de confianza que causa daños a la propiedad, el administrador no es responsable por ese daño. Sin embargo, si el administrador selecciona al azar a un contratista que tiene la reputación de hacer un mal trabajo, entonces es posible que se le haga responsable de esa decisión y de los costos si hay un problema.

Términos del acuerdo

El contrato debe indicar claramente cuándo entra en vigor el acuerdo y cuándo termina. Muchos contratos de administración de condominios se renuevan automáticamente a menos que se indique lo contrario. Deberá determinar si la renovación automática tiene sentido para su propiedad.

Obligaciones a la finalización

El contrato también debe tener una política de rescisión que establezca por qué y cuándo la empresa tiene derecho a rescindir el contrato y cuándo el propietario puede rescindir el contrato. ¿Se requiere el pago si un contrato se rescinde antes de la fecha de renovación? ¿Con cuánta anticipación se tiene que avisar?

También debe haber una lista de las tareas que deben llevarse a cabo al momento de la terminación del contrato, y el plazo en el que estas tareas deben completarse. Por ejemplo, todas las copias de los contratos de mantenimiento de los proveedores deben entregarse a la junta de propietarios dentro de los 14 días posteriores a la terminación del contrato. O cómo se deben entregar los datos del sistema y en qué fecha.

Asegúrese de agregar estos detalles para que ambas partes sepan exactamente qué hacer si la asociación no termina en los mejores términos.

Pídale ayuda a un abogado antes de firmar nada.

Tanto la junta de propietarios como la empresa de administración de condominios deben firmar y fechar el contrato para que se considere legal y válido. Pero antes de que eso suceda, cada parte debe pedirle a un abogado que revise el contrato y busque cualquier brecha o cláusula que pueda poner a una de las partes en desventaja.

Cómo encontrar una empresa de administración de condominios que funcione para usted

Hay muchas buenas compañías de administración de condominios en donde escoger, así que tenga en cuenta lo siguiente cuando vaya a seleccionar una compañía que sea la adecuada para usted. La empresa debe ser transparente y mantener una política de puertas abiertas tanto con la junta de propietarios como los propios residentes. Debe crear un entorno en el que los propietarios puedan hacer preguntas y expresar sus preocupaciones sin sentir miedo.

Asegúrese de que la empresa tenga las herramientas adecuadas, incluidas las herramientas de administración de condominios. Las empresas que cuentan con estas herramientas son generalmente más productivas y eficientes.

También deben saber qué hacer si alguna vez hay una emergencia. Deben estar preparados para tomar el control de eventos difíciles o inesperados y tener la capacidad de ejecutar un plan de emergencia si es necesario.

Conclusión

Es un gran un desafío administrar un condominio. Es un acto de equilibrio entre mantener satisfechos a los residentes y garantizar el futuro a largo plazo de la comunidad. Esta gran tarea es más de lo que la mayoría de los miembros de la junta pueden manejar por sí mismos. Las empresas de administración de condominios pueden ayudar a todos en la comunidad, mientras mejoran el valor de la propiedad.

BLMResidencial es un sistema condominios que le va a permitir como administrador ser más eficaz y eficiente en la gestión diaria, permitiendo una mejor comunicación tanto con la junta de propietarios, como con los residentes. Puede conocer más de las funcionalidades del sistema aquí.

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