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PAUTAS PARA GESTIONAR EL FONDO DE RESERVA DE LA ASOCIACION DE PROPIETARIOS

Si vive en un edificio o un fraccionamiento o residencial administrado por una asociación de propietarios, lo más probable es que esté pagando las cuotas mensuales de mantenimiento. Esta cantidad puede variar según su ubicación y la propiedad en sí.

Ese dinero se destina al mantenimiento de la infraestructura del condominio, los costos de servicio y el fondo de reserva. El fondo de reserva es una cuenta de ahorros mensual que cubre el costo gastos mayores, como el reemplazo del techo y la instalación de aire acondicionado.

Estos elementos pueden durar décadas, pero se necesita una cuenta de ahorros que las pague cuando llegue el momento de reemplazarlas. Además de esos proyectos de mantenimiento a largo plazo, también tienen cosas inesperadas que pueden aparecer, como tuberías con fugas o cualquier daño inesperado que ocurra en la propiedad.

Si está comprando una vivienda, revise e investigue cuánto dinero tiene ahorrado la asociación. Si está comprando la vivienda en un condominio grande con 50 o más vivienda, y solo tienen una pequeña cantidad de dinero, terminará pagando “derramas”, que es dinero que los propietarios de las viviendas pagan para cubrir los costos de los gastos de emergencia que deberían haber sido cubiertos por un fondo de emergencia, también llamado fondo de reserva.

El mayor error que suelen cometer las asociaciones de propietarios al calcular el fondo de reserva es no comprender la función de un fondo de reserva. Es por eso que hemos elaborado una guía que le ayudará a comprender qué es exactamente un fondo de reserva y por qué es importante.

¿Por qué tener fondos de reserva de una asociación de propietarios?

Cuando los propietarios de viviendas piensan en el mantenimiento, piensan en el mantenimiento diario o incluso estacional. Esto incluye cosas como cortar el césped, pintar los edificios o limpiar las instalaciones recreativas comunes. Sin embargo, es importante tener en cuenta que estas áreas comunes son elementos físicos que también se deteriorarán.

La mayoría tendrá que ser reemplazada o someterse a una renovación importante. Para este reemplazo o renovación importante es para lo que se necesitan aportaciones de capital y fondos de reserva para el reemplazo de los elementos deteriorados. El objetivo es tener el dinero disponible cuando se necesite la reparación.

Muchas de las asociaciones que no han planificado las reparaciones y los reemplazos que pueda haber en el futuro terminan teniendo que solicitar “derramas extraordinarias”. Estas derramas extraordinarias están entre las medidas más impopulares que puede tomar una junta. A menudo crea dificultades económicas a los propietarios, especialmente a aquellos que viven con ingresos fijos. Pero una planificación adecuada puede evitarlo.

Un plan de fondos de reserva para la reparación y el reemplazo de elementos permite a la asociación determinar las necesidades financieras futuras y distribuir los costos a lo largo del tiempo. También permite que la junta distribuya los costos de reparación y reemplazo entre los propietarios de viviendas actuales y futuros.

Hay otras razones para tener un fondo de reserva. Va a permitir a la asociación mantener la calidad estética de las áreas comunes manteniéndolas en buen estado. Esto tiene un impacto directo en el valor de la propiedad y el nivel de satisfacción de los propietarios de las viviendas

Una asociación bien administrada nunca debería tener que enfrentar una derrama extraordinaria aparte de un desastre natural que exceda su seguro.

Desafíos comunes del fondo de reserva de la asociación de condominios

Algunas excusas comunes que las asociaciones de propietarios escuchan de los propietarios que no quieren pagar por el mantenimiento del fondo de reserva incluyen:

“No viviré aquí cuando se realice el mantenimiento” o

“Estaré muerto para entonces, ¿por qué debería pagarlo ahora?” o

“¿No hará esto que la cuota sea demasiado alta para que pueda vender mi vivienda?”

Todos estos son argumentos legítimos si el propietario viviera en una vivienda unifamiliar en lugar de en una asociación de propietarios. Sería su elección si ahorrar para la reparación o pedir prestado dinero cuando la reparación sea necesaria. O simplemente posponer la reparación tanto tiempo como sea posible. En muchos sitios, la ley requiere que las asociaciones mantengan un fondo de reserva para la reparación y reemplazo de elementos importantes.

Pero, en un desarrollo planificado, es la asociación (no el individuo) quien es responsable de la reparación y reemplazo de las áreas comunes. La asociación está obligada por sus estatutos rectores a realizar esas reparaciones.

Además, es justo que los propietarios de viviendas existentes paguen por el desgaste actual de las áreas comunes, al igual que los nuevos propietarios tendrán que pagarlo durante su residencia.

Planificación de los fondos de reserva

Una de las primeras cosas que debe hacer cuando se trata de reservas es preguntarle al abogado de su asociación sobre las leyes locales y los estatutos que la rigen. Esto es para asegurarse de que está haciendo lo que está legalmente obligado a hacer. Incluso si la ley de su localidad y los estatutos de la asociación no abordan las reservas directamente, considere todo el tema con mucho cuidado.

¿Por qué? Porque para ser una asociación bien administrada, debe hacer reparaciones cuando sea necesario y las asociaciones deben realizar pagos por el desgaste por el uso de las instalaciones.

Normalmente, un plan de fondos de reserva consta de tres partes:

  • El estudio de la reserva
  • Cómo se financiarán las reservas
  • Qué hacer con esos fondos

Generación del estudio de los fondos de reserva

Un estudio de fondos de reserva consta de dos partes: un estudio de componentes y un estudio de financiación.

Debido a los detalles técnicos involucrados y la importancia crítica del estudio, algunas asociaciones de propietarios contratan empresas calificadas para realizar una o ambas secciones del estudio. Sin embargo, no suele existir una ley que prohíba a una junta directiva realizar su propio estudio de fondos de reserva.

Solo tenga en cuenta que los miembros de la junta podrían exponerse a una posible demanda de responsabilidad si no se reservan los fondos adecuados.

Contratación de una empresa de planificación de fondos de reserva profesional

Lograr que una empresa externa complete un estudio del fondo de reserva conlleva sus propios desafíos. Por ejemplo, necesita desarrollar un buen conjunto de especificaciones para obtener una cotización precisa. Un problema que enfrentan los planificadores de fondos de reserva cuando intentan dar a las asociaciones un precio por un estudio de reservas es recibir pautas deficientes o nulas sobre lo que debería implicar el estudio.

Cuando eso sucede, las asociaciones terminan con importes que están fuera de rango. Para evitar ese problema, aquí le proporcionaremos información útil que le ayudará a reunir un buen conjunto de especificaciones.

Al revisar las ofertas, una asociación debe tener mucho cuidado para asegurarse de que el planificador de fondos de reserva que seleccione esté completamente cualificado para realizar el estudio.

Como mínimo, debe hablar con otras asociaciones de propietarios para las que hayan completado estudios. Pida ver un ejemplo del trabajo entregado y si puede hable con los miembros de la junta que hayan trabajado previamente con la empresa seleccionada para ver si están completamente satisfechos. Nunca contrate un estudio de fondos de reserva hasta que esté seguro de que las personas que realizan el estudio están perfectamente cualificadas.

Una vez que una asociación haya contratado a un planificador de fondos de reserva para que realice el estudio de l fondo, es importante explicar el alcance del trabajo necesario. Por lo general, un estudio de fondos de reserva completo es aquel en el que se realizan las siguientes tareas:

  • Inventario de componentes: es una lista de todos los componentes físicos que deben estar en el estudio. Esta lista debe incluir una evaluación de su estado actual, una estimación de la vida útil restante y los costos de reparación o reemplazo de cada elemento
  • Revisión del estado del fondo de reserva actual y un plan de financiación formal.
  • La “actualización con una visita al sitio y revisión en el sitio“: esto se produce después de que se ha completado un estudio de reserva completo, para ver si el plan de reserva está en marcha.
  • Actualización sin visita al sitio y revisión fuera del sitio: aquí, el planificador del fondo de reserva debe proporcionar estimaciones de la vida útil restante y los costos de reparación y reemplazo del componente de reserva.

Si este es su primer estudio de fondos de reserva, le recomendamos encarecidamente que realice el estudio completo la primera vez.

¿Qué pasa si no tiene los fondos para contratar a un experto?

En Internet puede encontrar muchas plantillas de estudios de reserva disponibles para asociaciones en esta situación. Sin embargo, son una solución a corto plazo. La junta de propietarios en cuestión también debe planificar el día en que puedan permitirse un estudio de reserva normal por parte de personas calificadas para evitar futuros problemas legales.

¿Cómo se realiza un estudio de fondo de reserva?

La primera parte de un estudio de fondo de reservas determina qué componentes de la asociación deben incluirse en el estudio. Un componente es un elemento físico que se deteriorará con el tiempo y necesita ser reparado o reemplazado. Echemos un vistazo más de cerca a esta etapa de preparación.

Preparación del estudio

Comience con los estatutoss de su asociación para determinar qué componentes deben incluirse en el estudio. La forma más sencilla de hacerlo es crear una lista maestra de todos los componentes físicos de la asociación.

Siéntese con su abogado y revise la lista para asegurarse de que incluye todo y determinar de qué es responsable la asociación.

Puede encontrar algunas áreas grises con respecto a la responsabilidad. Y este es un buen momento para aclararlos. Por ejemplo, a veces consideramos que las ventanas y puertas son parte de las áreas comunes, pero no siempre es así.

También es importante compartir esta lista con los propietarios de las viviendas. De esa manera, saben de qué son responsables los propietarios y de qué es responsable la asociación.

Esto reduce las discusiones sobre quién es responsable de qué. En sus estatutos, las áreas pueden definirse como caminos, aceras, edificios o tal vez desglosarse en una lista más detallada.

En una asociación de un edificio, esto puede incluir estructuras de edificios, revestimientos, porches, ventanas, puertas, aceras, cercas, etc.

Si está en un edificio de gran altura, esto puede incluir ascensores, sistemas de manejo de aire acondicionado y otros equipos de adicionales. Cuando se realiza esta parte del estudio, la asociación a menudo analiza los elementos más básicos y obvios de las áreas comunes, como caminos techos, revestimientos e instalaciones recreativas comunes.

Al mirar los elementos mecánicos, no olvide los elementos subsidiarios que forman parte del sistema general.

Por ejemplo, un sistema de depuración de una piscina incluye bombas, posiblemente calentadores, tuberías, alimentadores de químicos automatizados y otros artículos. Con las casas club, tienes las alfombras, los muebles y el equipo de oficina. Todos estos tendrán que ser reemplazados a lo largo del tiempo.

Una vez finalizada la lista, la junta debe determinar qué elementos deben estar en el presupuesto operativo anual y qué elementos deben incluirse en el plan de fondo de reserva. Por ejemplo, limpiar la piscina comunitaria es un gasto de mantenimiento continuo, mientras que consideraríamos el reemplazo del filtro y la bomba como un gasto de capital. La limpieza de las carreteras es un gasto de mantenimiento, mientras que el parcheado o la repavimentación sería un elemento de reserva.

Detalle de los elementos individuales

A continuación, la junta debe recopilar información sobre los elementos individuales. Esto le dará una estimación de la vida útil normal del componente, su estado actual y su vida útil restante. De esa manera, habrás estimado el costo de reparación o reemplazo.

Usando la carretera como ejemplo, ¿Cuánto tiempo debería durar normalmente una carretera? ¿En qué condición se encuentra ahora? ¿Qué edad tiene ahora? ¿Cuánto tiempo pasará antes de que sea necesario repararla o reemplazarla? ¿Cuánto costará?

Necesita encontrar alguna fuente de información que lo oriente si no está utilizando un planificador de fondos de reserva profesional. Puede encontrar parte de esta información del fabricante del artículo en cuestión, de asociaciones comerciales que publican normas sobre los artículos o incluso, buscando el internet ofertas o costos de laos artículos. Incluso puede tenerlo en sus propios archivos si su asociación ya ha reemplazado o reparado ese elemento anteriormente.

Con suerte, su asociación utiliza software de administración de residenciales como BLMResidencial, puede consultar los históricos de los gastos realizados en el pasado y tener una aproximación de los costos.

No olvide que la mayoría de los promedios de duración de componentes se basan en estándares nacionales y es posible que deba ajustar las diferencias regionales. Las áreas exteriores se deterioran más rápidamente en los climas del fríos o húmedos (especialmente el agua salada) en comparación con los climas más secos.

También hay que contemplar cómo se realizará la reparación o el reemplazo cuando hay elementos que se superponen. Por ejemplo, reemplazar el techo de la casa club significa que probablemente también tendrá que reemplazar las canaletas y bajantes, incluso si su esperanza de vida es mayor. Por lo tanto, se debe programar el costo de reemplazar esos elementos al mismo tiempo que el techo.

Evaluación de las condiciones de los componentes

Al preparar un estudio de fondo de reserva, es importante evaluar el estado de los componentes. La asociación basa esto en una inspección visual in situ de los artículos de una forma “no invasiva”. Esto significa que las personas que realizan la inspección no toman muestras de las carreteras ni excavan las áreas comunes para inspeccionar las tuberías.

Si está preocupado por un área específica y necesita hacer algo más que una inspección visual, asegúrese de informar al planificador de fondos de reserva con anticipación cuando envíe la información de la oferta. Si está haciendo el estudio de la reserva usted mismo, esta es un área en la que realmente necesita la ayuda de un experto.

Duración del estudio

A continuación, debe determinar la duración del estudio. Esta es la cantidad de tiempo que va a cubrir el estudio. Generalmente, un estudio debe cubrir el tiempo en que se realizarán las reparaciones o reemplazos generales. Esto podría ser 20, 30 o 40 años. Como mínimo, el plan de fondo de reserva debe cubrir 20 años a menos que la ley de su localidad requiera un período más largo.

El período de tiempo que desea que cubra el estudio de reservas debe incluirse en los criterios que proporcione a su planificador.

Reserva de los fondos

Consulte la ley de su localidad para ver si cubre ta temática de los fondos de reserva. Nuevamente, debe sentarse con el abogado de la asociación y asegurarse de que cumple con la ley. En algunas localidades, simplemente existe una disposición general para el mantenimiento de fondos de reserva adecuados.

Es responsabilidad de la junta asegurarse de que están apartando cantidades adecuadas. “Adecuado” se define generalmente como “suficiente cuando surge la necesidad”. Esto significa que se dispondrá de los fondos necesarios disponibles cuando un elemento esté programado para repararlo o reemplazarlo.

Hay una variedad de métodos disponibles para determinar cuánto dinero necesita la asociación para los fondos de reserva y cuándo lo necesitará. El método que usted o su planificador de reservas utilicen es menos crítico que la comprensión de la información que le proporciona el método o lo que significa.

¿Qué identifica la parte financiera del estudio de reservas?

El estudio financiero revelará el estado actual de su financiación financiera en comparación con los gastos proyectados del estudio de componentes. También debería recomendar un plan para financiar las reservas. El plan debe mostrarle:

  • Cada uno de los componentes
  • Una estimación de cuándo deben reemplazarse o repararse.
  • Los costos de reemplazo o reparación
  • La contribución anual requerida para cubrir el costo en ese momento

Todos los planes de financiación deben tener en cuenta la inflación, las ganancias bancarias por intereses de los fondos y los impuestos que afectarán al fondo de reserva en cualquier momento.

Financiamiento del fondo de reserva

La junta es responsable de preparar el plan de fondo de reserva. Cómo se financian las reservas, es otro tema. Aquí nuevamente, querrá volver a verificar sus estatutos y la ley de su localidad para ver si requieren el financiamiento total de las reservas. Si es así, sigue adelante. Si no lo hacen, las asociaciones pueden recaudar fondos a través de las siguientes tres formas:

  • Aumentar las tarifas de la asociación
  • Mediante derramas extraordinarias
  • Préstamo (si sus estatutos lo permiten)

Es importante asegurarse de que todos los propietarios sepan qué método se ha seleccionado y qué significa. De esa manera, los nuevos propietarios que se muden a su comunidad pueden tomar una decisión informada sobre la compra de su vivienda. Además, necesitará el voto de los propietarios si elige la opción de “pedir prestado”.

Tenga en cuenta que debe se debe disponer de todas las aprobaciones previas de su institución crediticia preferida antes de hacer que este método de financiación forme parte de su plan de reserva. No quiere contar con poder solicitar un préstamo, solo para que lo rechacen en un momento crítico.

Asignación de fondos

La siguiente parte de su plan de reserva es averiguar qué hacer con todo el dinero que ha recaudado. La asociación debe considerar una política de inversión con los fondos de reserva. Esto guiará a la asociación sobre cómo invertir y asignar los fondos de reserva. Como con todo, comience con los estatutos de su asociación y la ley de su localidad.

Dado que la junta directiva tiene el deber fiduciario de mantener, proteger y mejorar los activos de la asociación, una política de inversión conservadora es el mejor camino. La mayoría de los estatutos de la asociación requieren que los fondos de reserva se coloquen solo en instituciones respaldadas por el gobierno. Incluso si sus estatutos no lo requieren específicamente, es, con mucho, el camino más seguro para proteger los fondos de la asociación.

Todas las políticas y procedimientos relacionados con el manejo o la inversión de los fondos de reserva de la asociación deben ser políticas que se deben informar y ser adoptadas por la junta. Esto proporciona continuidad para futuras juntas.

Cosas a considerar antes de invertir los fondos de reserva

Cuando busque inversiones potenciales en las que guardar sus fondos de reserva, considere la seguridad, la liquidez y el potencial de ganancias.

  • Seguridad

La asociación debe limitar quién tiene acceso a los fondos y cómo se pueden mover o retirar. Ningún individuo o empresa debe transferir o retirar fondos de la cuenta de reserva sin aprobación previa. Además, los fondos de reserva siempre deben mantenerse en una cuenta separada de los fondos operativos.

Se deben requerir al menos dos firmas, una de las cuales debe ser un miembro de la junta, para cualquier movimiento de los fondos. Debería requerir una resolución de la junta para mover o retirar cualquiera de los fondos. Tenga mucho, mucho cuidado con esto. Los tesoreros y las empresas gestoras han desfalcado los fondos de reserva de asociaciones. Por eso es importante realizar tantos controles como sea posible en este proceso.

También debe considerar la seguridad con respecto a dónde se colocan los fondos. Los valores, bonos o cuentas respaldados por el gobierno son los más seguros y probablemente sean donde se colocan actualmente la mayoría de los fondos de reserva.

  • Liquidez

Liquidez significa que tendrá los fondos disponibles, en efectivo, cuando sea necesario. Por ejemplo, no debe comprar bonos del tesoro a 10 años si necesitará dinero en cinco años. La mejor manera de manejar esto es desarrollar una estrategia en la que tenga una combinación de inversiones a corto y largo plazo, y una parte de ellas se renovará cada 3 o 6 meses.

Esto le brinda el beneficio de vincular tasas de interés más altas a largo plazo y, al mismo tiempo, garantizar que una parte de esto estará disponible, sin penalización futura.

  • Potencial de ganancias

Esta última parte se refiere al retorno de su inversión. Si bien a todos les gustaría obtener el mayor rendimiento, eso generalmente implica un mayor riesgo. Dado que asumir riesgos elevados no es uno de los objetivos de las asociaciones de propietarios, es probable que no disfrute del mayor rendimiento de la inversión en los próximos años.

Sin embargo, intente obtener la máxima cantidad de beneficios posible. Una vez más, es posible que desee que alguien externo a la asociación controle varios tipos e instrumentos de inversión.

Recuerde que puede haber un límite legal en instrumentos asegurados por el gobierno o cuentas bancarias. Así que no exceda ese límite poniendo todos sus fondos de reserva en una sola institución. Dondequiera que coloque los fondos de reserva de la asociación, asegúrese de que estén cubiertos por los fondos de compensación bancaria de su país.

Además, recuerde que habrá consecuencias fiscales para sus inversiones. Debe discutir esto con su asesor de inversiones o su contador para preparar el mejor plan para evitar el pago impuestos innecesarios.

¿Cuánto debe tener una asociación en el fondo de reserva?

No existe un número mágico. Si está en México, la respuesta será diferente a la de una asociación en España o Perú. Sin embargo, los siguientes cuatro factores determinarán cuál es el número ideal de su comunidad con los fondos de reserva:

  1. Los costos de las reparaciones y los reemplazos
  2. El rendimiento de la inversión en su fondo de reserva.
  3. El impacto financiero de un aumento de cuotas. Esto significa, ¿cuánto puede aumentar sus cuotas para financiar las reservas de una manera que los propietarios puedan pagar?
  4. La capacidad de conseguir financiación. Esto es importante porque si espera obtener un préstamo del banco, este espera que tenga reservas mínimas y mantenga un cierto nivel de reserva durante el plazo del préstamo.

Conclusión

Cada asociación de propietarios tiene una cosa en común: los activos físicos de los que la asociación es responsable. Estos activos comunes pueden ser tan simples como una entrada o tan complejos como el componente de ingeniería en un condominio de gran altura. De cualquier manera, deben someterse a reparaciones o reemplazos en algún momento futuro. Por eso es importante que cada asociación de propietarios tenga una cuenta de fondo de reserva saludable.

Además, los compradores también verán la cantidad que tiene en reservas. Una cuenta de reserva saludable le ayudará a reducir las derramas para proyectos importantes y las entidades que proporcionan préstamos hipotecarios pueden solicitar esta información. Por eso es una buena inversión tener un fondo de reserva sólido en todo momento.


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