Tecnología

Administración de Condominios y Tecnología: Cómo abordar los problemas con una mayor productividad

Se puede administrar un Condominio sin el uso de tecnología, muchos administradores lo llevan haciendo de toda la vida. Pero, según comienzan a administrar más y más condominios, la complejidad de la gestión diaria aumenta cada vez más, haciendo ver que ese trabajo va a requerir de soluciones tecnológicas de última generación (no hablamos de utilizar Microsoft Excel), para poder incrementar el negocio de la administración sin necesidad de incrementar el número de personas que hagan trabajo manual. Es evidente que cada vez más la administración de condominios y el uso de tecnología van de la mano.

La pandemia terminó de cambiar el uso de la tecnología en la administración de condominios

Cualquiera podría pensar que dado el amplio catálogo de soluciones tecnológicas, habría una amplia adopción de soluciones para la Administración de Condominios. Sin embargo, esto no es así, la mayoría de los condominios, o sus administradores no están utilizando estas soluciones para beneficiarse de las mismas. La gestión del cambio simplemente de la metodología de trabajo muchas veces lleva a un fuerte rechazo, mucho más un cambio no sólo de metodología, sino también de tecnología. A veces, apegarse a las viejas costumbres, no importa lo lento o tedioso que sea, es más cómodo.

En el año 2020 y la pandemia de COVID-19, muchas empresas y personas se dieron cuenta de que el funcionamiento anterior ya no era ni efectivo, ni eficiente, no era posible realizar muchas de las tareas que requerían realizarlas en persona. En muchos lugares había restricciones a la circulación de las personas y eso hizo que el trabajo remoto se convirtiera en la norma y las empresas y dentro de ellas la de administración de condominios tuvieran que adoptar nuevas tecnologías para poder mantener la operación del día a día sin problemas.

Si bien la pandemia aceleró este gran cambio, era algo que ya se sabía que terminaría ocurriendo. Si las empresas querían seguir operando necesitaban adaptarse a la nueva realidad, analizar sus soluciones actuales y dar paso a otras nuevas.

Cual es el estado actual de la Administración de Condominios y la tecnología

La tecnología es y seguirá siendo un elemento importante para la administración de condominios. Cada vez más empresas se han dado cuenta de esto y han ido adoptado las nuevas tecnologías en sus operaciones diarias.

Según una encuesta reciente casi el 50% de los encuestados ha estado utilizando soluciones tecnológicas durante 3 o más años. El resto, solo ha estado trabajando con soluciones tecnológicas durante 2 años o menos. Esto indica que el uso de la tecnología es algo todavía en desarrollo para el negocio de la administración de Condominios.

Pero el uso de la tecnología per se no es la solución a todos los problemas. Hay múltiples soluciones en el mercado y no siempre las soluciones elegidas son las mejores para nuestro condominio. Se hecho, la misma encuesta reveló que casi el 30% de los encuestados se sienten neutrales o insatisfechos con sus soluciones tecnológicas actuales.

A pesar de algunos adoptaron la tecnología para optimizar las operaciones y mejorar la productividad, no todos piensan que tienen los resultados que esperaban. Esto nos hace ver que el uso de la tecnología sin una planificación y un estudio previo no garantizan que el sistema va a satisfacer todas las necesidades.

Cuáles son los desafíos que enfrentan las empresas de administración de condominios

Según la encuesta mencionada anteriormente, hay tres desafíos que enfrentan las empresas de Administración de Condominios:

  • Comunicación (21% de los encuestados)
  • Satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes (17% de los encuestados)
  • Procesos manuales o desactualizados (15,8% de los encuestados)

La Comunicación es la opción que encabeza la lista como era de esperar en tiempos de Pandemia. Las asociaciones de propietarios y sus empresas de administración de condominios llevan mucho tiempo con problemas de comunicación. De hecho, una de las mayores preocupaciones de los propietarios es que les cuesta mucho comunicarse tanto con sus juntas directivas como con las personas que llevan la administración del condominio, y esto no ha sido un problema de la pandemia, sino que ya venía de antes.

La pandemia tampoco ayudó a que la comunicación mejorara, el problema de la comunicación ya venía de lejos y el cambio que introdujo la pandemia en la forma de trabajar diaria empeoró las cosas. Por eso muchas empresas de Administración de Condominios buscaron soluciones para resolver el problema de la imposibilidad de mantener reuniones frente a frente.

Como hemos visto la comunicación es una de las partes más importantes en el día a día de las operaciones de administración de un condominio y por tanto no se pueden dejar a un lado. De hecho el mejorar la percepción que tienen los propietarios de no ser escuchados debe ser una de las primeras medidas que deben tomarse en estos momentos.

Soluciones para mejorar la productividad y la eficiencia

Unos de los temas que permitió la pandemia es que en muchos sectores se identificó que la tecnología que se estaba utilizando, con la nueva normalidad se ha quedado obsoleta, y en el caso de la administración de condominios ha ocurrido lo mismo. Las soluciones anteriores estaban muy enfocadas a la administración de los temas económicos y de gestión y sobre todo enfocadas únicamente al administrador, sin tener en cuenta a los propietarios, únicamente para enviarles algunos reportes antes de la Asamblea General.

El software de administración de condominios de última generación es una herramienta fundamental para cualquier condominio. Las empresas de administración deben prepararse para el futuro adaptarse a los tiempos y a las tendencias del mercado. Esto incluye el uso de soluciones que puedan centralizar el envío de correos electrónicos, gestión de documentos, envío de solicitudes, y otras formas de comunicación.

Mediante el uso de estas soluciones, las empresas de administración de condominios pueden seguir prosperando y realizar tareas esenciales incluso desde la distancia, ya sea que se trate de mantenimientos, gestión de recibos y cobros, reservas de espacios comunes, entre otros.

La pandemia ha permitido a las empresas adaptarse rápidamente y confiar en las nuevas soluciones permitiéndolas seguir siendo competitivas y flexibles. También les ha permitido satisfacer las necesidades de sus clientes y al mismo tiempo optimizar las operaciones comerciales. Más allá de eso, las empresas que están utilizando las nuevas tecnologías han podido aprovechar al máximo sus equipos.

Si bien el correo electrónico y los mensajes de texto pueden ayudar mucho con la comunicación, el software de administración de condominios permite gestionar con otras áreas problemáticas. Con el software, se pueden automatizar una multitud de tareas, mantener una transparencia completa con las actividades realizadas y apuntar al crecimiento. El uso del software de administración de condominios de última generación va a permitir a los administradores de condominios mantenerse eficientes y productivos.

Un signo de los tiempos

Claramente, la administración de condominios y la tecnología tienen una relación directa. No es suficiente que las empresas de administración de condominios dependan de la mano de obra y de tecnología obsoleta, como hojas de cálculo, fotocopias, archivadores, etc., para llevarlas a cabo. Incluso después de la pandemia, el papel de la tecnología irá adquiriendo cada vez más mayor importancia. Como tal, tanto las empresas de administración de condominios como las comunidades deberían hacer un esfuerzo para ir al uso de soluciones de última generación.

Las asociaciones de propietarios y sus juntas directivas no tienen normalmente el tiempo necesario para dedicarse a la gestión. Aquí es donde un software de administración de condominios como BLMResidencial puede ayudarles a automatizar las tareas y llevar la gestión de una forma más sencillo y que demande menos tiempo por su parte.

Si quiere ver las funcionalidades de BLMResidencial y cómo puede ayudarle a llevar la administración de condominios al siguiente nivel puede ver más información aquí.

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